We hebben vanuit Brussel subsidie gekregen van het ESF fonds om als 42Functions versneld te innoveren. Dit stelt ons in staat om een nieuw systeem te ontwikkelen voor ons en onze opdrachtgevers om het nieuwe werken mogelijk te maken. Samen met een externe adviseur hebben we onze processen verder gestroomlijnd en ook de interactie met onze opdrachtgevers verder verbeterd. Eenvoudiger dan ooit kunnen opdrachtgevers nu de status van het onderhoud op hun website volgen. Ook is het eenvoudiger geworden om een wijzigingsverzoek of vraag aan ons door te geven en is de status van alle openstaande tickets direct voor onze opdrachtgevers online te volgen in hun eigen website

Achtergrond

42Functions streeft naar een vooraanstaande positie in de producten en diensten die zij leveren aan haar opdrachtgevers. Flexibel en resultaatgericht wordt er in kernteams gewerkt. Met het invoeren van het nieuwe werken wil  42functions een stap maken om zowel flexibeler te zijn voor haar medewerkers als ook betere service te kunnen verlenen aan haar opdrachtgevers.

ESF-E subsidie

Naast het belang van de klant bij een adequate dienstverlening is het voor onze werknemers ook zaak dat de processen goed zijn ingericht en dat zij zicht hebben op de workload en resultaten. Just Consultancy als extern adviesbureau op het gebied van procesoptimalisatie heeft een aanbod gedaan om de processen te optimaliseren. Dit is mogelijk gemaakt met de inzet van de ESF-E subsidie. De ESF-E regeling vergoedt 75 procent van de kosten voor een externe adviseur. Enkel de kosten van de door de adviseur werkelijk gerealiseerde uren voor één van onderstaande activiteiten komt voor subsidie in aanmerking:

  • het opstellen van een diagnose of advies, of
  • het in de praktijk laten uittesten of implementeren van een plan van aanpak.

Procesverbetering

Procesverbetering is het binnen de arbeidsorganisatie(s) herzien, innoveren en herschikken van bedrijfsprocessen. De twee raakvlaken van waaruit we willen gaan verbeteren:

Het opzetten van een centrale regie vanuit de medewerkers
We gaan  een klant-lead met buddy structuur invoeren. Eigen verantwoordelijkheid van de ontwikkelaar wordt dan het uitgangspunt voor een goede dienstverlening. Per opdrachtgever worden er twee ontwikkelaars aangewezen, één als klant lead en de ander als klant buddy. Als zelfstandig opererend team moeten ze nu samen zelf oplossingen aandragen voor de ontwikkelwensen van de klant. We maken concreet wanneer klanten wel en niet voor bepaalde service levels in aanmerking komen. In de klant lead-buddy structuur neemt de directie de coachingscomponent op zich welke cruciaal is in het welslagen van deze set up. Samen met adviesbureau Just Consultancy BV is aan het project “Het nieuwe werken” gewerkt.

Selectie en implementatie van een passend service management systeem
De veranderingen binnen 42functions leiden ertoe dat de dienstverlening moet worden ondersteund met juiste informatie. Doordat er minder project management overhead beschikbaar is voor het bijhouden van de bewegingen van en naar de klant zal de klant ook een actievere rol binnen de aansturing gaan spelen. Immers voor klanten geldt dat ze actief mee managen bij hun webontwikkelingen doordat ze tickets op het service management systeem kunnen inschieten en overal via het internet inzicht kunnen verkrijgen in hun lopende projecten. Een goede pakketselectie zal dus erg belangrijk blijken in de nieuwe procesopzet.

Het proceswerk

Het uitgangspunt is the best of both worlds combineren? Vrijheid en flexibiliteit met controle en coördinatie. Hiertoe zullen de processen ook opnieuw uitgewerkt moeten worden voor de verschillende diensten die 42functions aanbiedt. De service levels die gehanteerd worden zullen in de nieuwe situatie niet alleen gerelateerd worden aan de verschillende diensten maar ook aan een intake analyse van de medewerker. De medewerker zal kijken op welke momenten van de dag hij het liefste bepaalde taken afwerkt. Waardoor hij bijvoorbeeld niet altijd beschikbaar zal zijn voor telefonische support activiteiten maar wel een optimaal werkschema aanhoudt, dat past bij zijn persoon. Zaken die urgent lijken worden voor verwerking ook eerst geclassificeerd en vallen zo niet tussen wal en schip.

Uiteindelijk zal  “42functions” na het project de toekomst in gaan met een goed gedocumenteerd proces dat aansluit op het lead-buddy model. Verder zal het nieuwe proces naadloos aansluiten op het nieuw verkozen service management systeem. Medio juli 2012 verwachten we dat het gehele project is afgerond. Op dit moment is de analyse afgerond en is er overeenstemming over hoe het nieuwe proces er uit gaat zien. Met de systeemimplementatie zijn we druk bezig met het testen van het nieuwe beoogde systeem waarbij we hopen dat dit systeem zal passen in onze ambitieuze ontwikkelplannen.